Как оформить удаленного сотрудника через цифровой договор в 2026 году
2026 год стал знаковым для России в сфере трудовых отношений, ознаменовав собой полное внедрение цифрового документооборота. В условиях ускоренного роста числа дистанционных работников меняются и правовые подходы к их оформлению, что требует от бизнеса перехода на электронные решения. Игнорирование этих изменений может привести к серьезным правовым последствиям.
С 1 апреля 2026 года вступают в силу ключевые новшества, касающиеся обмена электронными документами. В этой статье представлено пошаговое руководство для работодателей, позволяющее эффективно использовать цифровые инструменты при оформлении удаленных сотрудников.
Почему электронный трудовой договор становится необходимым
Сегодня электронный трудовой договор, заключаемый в цифровой форме, обладает такой же юридической силой, как и бумажный документ. Это закреплено в Гражданском и Трудовом кодексах РФ, и для его легитимности обязательно применение соответствующей электронной подписи.
Среди преимуществ этого нововведения:
- Быстрота оформления: возможность заключить договор с удаленным работником за считанные минуты из любой точки мира;
- Сокращение расходов: отсутствие необходимости в бумаге и курьерских услугах;
- Безопасность: цифровые документы с квалифицированной подписью трудно подделать, а система хранения защищает от потерь.
Какая электронная подпись потребуется в 2026 году
Ключевым элементом электронного документа является тип используемой подписи. На сегодняшний день профильный закон требует применения усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) для трудового договора с удаленными работниками.
- Простая электронная подпись (ПЭП): недоступна для трудовых договоров;
- Усиленная неквалифицированная подпись: позволяет использовать документы для внутреннего документооборота;
- Усиленная квалифицированная подпись (КЭП): единственный вариант, что полностью приравнивается к собственноручной подписи.
Этапы оформления удаленного сотрудника в 2026 году
Процесс оформления нового сотрудника можно разделить на три ключевых этапа:
- Получение КЭП;
- Выбор оператора ЭДО;
- Подготовка шаблона трудового договора;
- Определение порядка обмена документами.
- Отправка оферты;
- Подписание документа обеими сторонами;
- Получение окончательного экземпляра договора.
- Ознакомление с локальными актами;
- Оформление дополнительных соглашений;
- Ведение электронного документооборота.
Переход на цифровые трудовые договоры не просто тренд, а необходимость, о чем говорит законодательство и развитие технологий. Бизнес, который сумеет адаптироваться к этим условиям уже сегодня, значительно упростит процессы и минимизирует юридические риски.